Приложение Б. Пример создания проекта и управления им

Данный начальный обзор создания нового проекта в ProjectLibre в значительной степени основан на статье об OpenProj, опубликованной на http://www.infobarrel.com в 2010 году автором jayrsmith. Мы будем следовать этой схеме и просто обновим те части, на которые влияет новый интерфейс ProjectLibre. Как говорит Смит: “Лучший способ понять, как создать план проекта с помощью OpenProj → ProjectLibre – это изучить реалистичный пример. Этот пример, хотя и простой, дает пошаговое описание типовых действий, которые руководитель проекта может использовать для создания жизнеспособного плана проекта с помощью (ProjectLibre)”. Пример, вероятно, не подойдет идеально для вашего проекта, поэтому вы можете либо изменить этот пример, либо создать свой собственный, более точно соответствовующий вашим требованиям. Тем не менее, все основные шаги приведены.

Для данного примера проекта сделан относительно небольшой набор допущений. Перечислим эти допущения:

  1. ProjectLibre установлен и настроен, как описано в разделе “Приложение А. Установка и запуск ProjectLibre”, и подключен к действующему принтеру (или, по крайней мере, к псевдопринтеру, такому как pdf creator).
  2. Пример проекта под названием «News Shower» – маркетинговая работа, которая длится 6 месяцев.
  3. В «News Shower» назначены три сотрудника, считая менеджера проекта, занятых полный рабочий день.
  4. Бюджет проекта «News Shower» не ограничен; компания полностью поддерживает проект, но соблюдение графика очень важно. Проект должен быть завершен в течение 6 месяцев.
  5. Обязательная дата завершения – не более шести месяцев с даты начала.

Шаг 1: Создание укрупненного плана проекта

На первом шаге производится определение основных параметров проекта. Аналитик начинает работу с ProjectLibre, как описано в разделе “Новый файл проекта”. Присвойте новому проекту название «News Shower» и укажите его в верхней строке, как показано на рис. “Начало примера проекта «News Shower»” ниже. Также укажите дату начала, как показано на рис. “Начало примера проекта «News Shower»” ниже. Отмените выбор поля [Планирование вперед], которое по умолчанию выбрано. Это позволит вам указать дату окончания и заставить ProjectLibre работать в обратном направлении после ввода необходимых задач. Этот альтернативный метод предназначен в первую очередь для тех проектов, у которых есть точная дата окончания, которая должна быть соблюдена, например, «News Shower» с обязательной датой завершения. Возможно, немного более распространенным является оставить проверенное действие по умолчанию, как показано на рис. “Начало примера проекта «News Shower»”, ввести необходимые задачи и использовать программное обеспечение для расчета даты завершения. Но в нашем примере мы снимаем флажок [Планирование вперед], чтобы убедиться, что мы завершим проект к указанной обязательной дате. Это изменение делает наш пример немного отличным от оригинала Смита. Разрабатывая собственный пример, вам нужно будет интерпретировать организационную структуру вашей компании и использовать функции ProjectLibre, которые соответствуют вашим требованиям. Определение допущений и ограничений похоже на разработку, уточнение и проверку требований к системе. Поле [Замечания] в диалоговому окну, используемом для описания нового проекта, является хорошим местом для начала документирования некоторых из этих ограничений и предположений.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_01.png

Начало примера проекта «News Shower»

После нажатия кнопки [ОК] открывается пустая диаграмма Ганта, подобная той, которая была показана в разделе “Новый файл проекта” на рис. “Новый проект, готовый к вводу информации”, но с именем нового проекта. Пример новой пустой диаграммы Ганта приведен на рис. “Новая пустая диаграмма Ганта примера проекта «News Shower»” ниже.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_01a.png

Новая пустая диаграмма Ганта примера проекта «News Shower»

Шаг 2: Определение ресурсов проекта

Следующий шаг – определить и назвать доступные ресурсы. Для проекта «News Shower» все ресурсы являются человеческими ресурсами, и мы можем ввести всю необходимую информацию, перейдя к электронной таблице ресурсов одним из способов, которые были описаны в разделе, посвященном навигации в ProjectLibre. Лучший способ перейти к этой электронной таблице – выбрать [Ресурс] в верхней строке меню и щелкнуть значок [Ресурсы] в левой части второй строки меню. Эти действия вызывают электронную таблицу, показанную на рис. “Таблица ресурсов для информации о человеческих ресурсах” ниже.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_02.png

Таблица ресурсов для информации о человеческих ресурсах

В левой части таблицы ресурсов, изображенной на рис. “Таблица ресурсов для информации о человеческих ресурсах” выше, показана только часть информации, которая содержится в таблице. Чтобы увидеть больше возможной информации, которая содержится в таблице, таблицу нужно просто прокрутить вправо, используя бегунок в нижней части окна, как показано на рис. “Больше категорий информации в таблице ресурсов” ниже. Эта правая часть таблицы содержит такую информацию, как ставка заработной платы и календарь, как указано в заголовках столбцов.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_03.png

Больше категорий информации в таблице ресурсов

Значения, введенные в ячейки этой электронной таблицы, должны иметь указанный формат, иначе будет выведено сообщение об ошибке в формате данных, показанное на рис. “Сообщение об ошибке в формате данных”. Таким образом, эта электронная таблица становится центральным источником информации о доступных ресурсах – как людских, так и материальных, доступных в проекте.

Предупреждение

В текущей версии пакета локализации термин Rate переведен как Скорость. Однако следует читать Ставка.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_04.png

Сообщение об ошибке в формате данных

Кстати, вы также можете получить доступ к электронной таблице ресурсов, выбрав меню menuselection:[Просмотр] в верхней строке панели управления и нажав пиктограмму [Ресурсы] во второй строке в группе [Представления ресурсов] справа от группы Представления задач] (содержащий пиктограмму диаграммы Ганта).

Кроме того, аналитик также может вводить конкретные характеристики ресурса – иногда это более удобно – щелкнув левой кнопкой мыши по названию ресурса в электронной таблице ресурсов и внеся записи в диалоговом окне (рис. “Вкладка [Общее] для альтернативного диалогового окна”) для этого именованного ресурса. Этот метод ввода может быть более эффективным и простым в организации, чем создание их непосредственно в электронной таблице. Очевидно, что каждая из этих вкладок и большое пространство для заметок позволяют представить входные ресурсы для вашего проекта различными способами. Вам нужно изучить каждую вкладку в верхней части этого диалогового окна, чтобы понять, почему этот альтернативный метод ввода может быть полезен для вашего проекта.

Сначала внимательно рассмотрим пример, приведенный на рис. “Вкладка [Общее] для альтернативного диалогового окна” и отметим, что в каждую запись ресурса, которая является частью базы данных ресурсов проекта, можно добавить довольно много подробной информации.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_06.png

Вкладка [Общее] для альтернативного диалогового окна

Можно указать конкретные рабочие группы, контактную информацию, описания материалов и даже персонализированные рабочие календари (например, гибкий график, если вам нужно это сделать), а также обычные идентификаторы, такие как идентификатор RBS.

Вкладка [Стоимость] (Затраты) позволяет аналитику указывать индивидуальные ставки оплаты для любого ресурса с любой датой вступления в силу. На самом деле пять вложенных вкладок ([A]-[E]) даже позволяют установить пять разных ставок оплаты для каждого конкретного ресурса (человека). Кроме того, можно дать ресурсу “повышение”, просто увеличив ставку для соответствующей даты вступления в силу (названную в текущем пакете локализации “датой действий”) в левом столбце данной вкладки.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_07.png

Вкладка [Затраты] для альтернативного диалогового окна

Вкладка [Доступность ресурса] (см. пример, приведенный на рис. “Вкладка [Доступность ресурса] для альтернативного диалогового окна” ниже) предоставляет другие возможности для внесения данных в базу данных Ресурс (Resource). Вкладка также содержит запись, устанавливающую верхний предел использования этого ресурса. Этот лимит обычно устанавливается в терминах максимального процента времени, в течение которого этот ресурс может использоваться.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_08.png

Вкладка [Доступность ресурса] для альтернативного диалогового окна

На вкладке [Задачи], пример которой приведен на рис. “Вкладка [Задачи] для альтернативного диалогового окна” ниже, представлен список всех назначений, произведенных для каждого ресурса в базе данных Ресурсов. Столбцы содержат подробные сведения о каждом из этих назначений (например, даты начала и окончания), касающиеся каждой задачи на каждой странице вкладки для каждого ресурса.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_09.png

Вкладка [Задачи] для альтернативного диалогового окна

Предупреждение

В текущей версии пакета локализации вкладка Примечания (или Заметки) названа Замечания.

Наконец, дополнительная вкладка [Замечания] показана на рис. “Вкладка [Замечания] для альтернативного диалогового окна”. Очевидно, что ее основной функцией является предоставление пространства для описания любой характеристики ресурса, которая должна быть документирована – следовательно, имеется много свободного места для информативного описания или любых других обозначений.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_10.png

Вкладка [Замечания] для альтернативного диалогового окна

Шаг 3: Определение высокоуровневых задач проекта

Предполагается, что пример проекта «News Showers» похож на предыдущий, успешно завершенный организацией. Проект, как и почти все проекты, может быть описан с пятью общими задачами: инициирование, исследование, заключение контрактов, разработка и запуск. Эти общие теги не так однозначно описательны, как хотелось бы видеть, но они намечают общий способ категоризации задач верхнего уровня. Таким образом, аналитик вводит более описательные названия задач, но вы увидите, что эти задачи соответствуют общему описанию (рис. “Задачи высокого уровня для примера «News Showers»”).

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_11.png

Задачи высокого уровня для примера «News Showers»

Обратите внимание, что все панели задач, используемые до сих пор, красные. Эта яркая окраска означает, что все задачи являются частью критической задачи, которая не имеет смысла на данном этапе анализа. Когда мы закончим, критический путь будет красным, а все некритические панели задач – синим, но пока еще слишком рано определять критический путь на данном этапе разработки плана проекта.

Шаг 4: Определение зависимостей между задачам

Некоторые задачи не могут начаться, пока другие задачи не будут выполнены; то есть вторая задача зависит от выполнения другой задачи до ее запуска. В нашем примере «News Showers» очевидно, что приложение не может продаваться во всем мире до тех пор, пока не будет завершено бета-тестирование, и бета-тестирование не может начаться, пока приложение не будет разработано. И, наконец, конечно, начальное одобрение (подразумеваемое состоявшейся встречей начала проекта) должно произойти до того, как может начаться любая из других задач. Эти зависимости показаны на рис. “Зависимости задач”.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_12.png

Зависимости задач

Цветовой код теперь показывает критический путь при чтении; этот критический путь определен логикой зависимостей. Обратите внимание, что задача 3 – синего цвета и не находится на критическом пути. Этот критический путь теперь имеет три элемента, и некритический путь не влияет на критический путь. Есть несколько других нюансов того, как решать задачи, которые будут рассмотрены в следующем разделе. Но сначала мы должны назначить ресурсы и детализировать задачи верхнего уровня, где это необходимо.

Шаг 5: Назначение ресурсов проекта соответствующим задачам

Каждая задача может потребовать один или несколько ресурсов для завершения. Столбцы на диаграмме Ганта могут быть скрыты, если горизонтальный ползунок на диаграмме не сдвинут вправо. Имена (названия) ресурсов могут быть непосредственно введены в столбец [Название ресурса]. Опция по умолчанию – отводить 100% времени ресурса назначенной задаче, но эту опцию можно изменить в диалоге назначения. Поле [Название ресурса] позволяет напрямую вводить несколько ресурсов вместе с % времени, назначенным для каждой задачи. Каждое имя ресурса отделяется точкой с запятой, как показано в верхней части рис. “Назначение ресурсов на основе использования задачи” (зеленый прямоугольник). На этом графике было принято значение по умолчанию 100% для процента времени, посвященного проекту. При выборе кнопки с пиктограммой вложенного вида [Использование задач] во второй строке ленты меню (пурпурный круг) выделенные ресурсы (в часах) отображаются в левом нижнем углу дисплея. Это удобный способ проиллюстрировать, как закрыта каждая задача. Возможно, вы захотите манипулировать часами зарузки, чтобы освободить руководителя проекта от времени для других задач; попробуйте сделать это, изменив часы вручную в соответствующей желтой строке таблицы. Внесение изменений такого рода, вероятно, изменит общее количество дней, определенных для выполнения задачи; выбор подходящего процентного соотношения загрузки может быть лучшим способом для начала выравнивания ресурсов. Мы вернемся к этому вопросу в ближайшем будущем.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_13.png

Назначение ресурсов на основе использования задачи

Мы также можем выбрать команду [Использование ресурсов] (зеленый круг на рис. “Назначение ресурсов на основе индивидуальной загрузки ресурсов”), чтобы увидеть, какова загрузка каждого ресурса для каждой задачи. Этот вариант может быть более легким для определения приоритетов рабочей нагрузки для каждого человека. Когда вы начинаете работу по расстановке приоритетов, вполне вероятно, что при настройке процента загрузки время выполнения некоторых задачи будет уменьшено, так как ProjectLibre пытается планировать задачи автоматически. Может потребоваться выбрать ручное планирование для обеспечения работы с неполной занятостью над желаемыми задачами, выравнивания рабочей нагрузки и сохранения желаемого расписания. У нас будет больше информации об этом виде деятельности, когда мы обсудим использование функции гистограммы и действия фильтрации.

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_14.png

Назначение ресурсов на основе индивидуальной загрузки ресурсов

Шаг 6: Проработка и детализация задач

Умение правильного разбиения задач на подзадачи важно для хорошего менеджера. ProjectLibre облегчает этот вид деятельности. Разбиение сложной задачи на более простые позволяет лучше понять взаимосвязи и дает представление оценки потребностей в ресурсах. Это обеспечивает своевременное использование ресурсов (как людей, так и объектов) в планировании проекта почти в каждом случае. Четыре подзадачи, полученные в результате разбиения задач, показаны для нашего примера «News Showers» на рис. “Декомпозиция задач проекта высокого уровня” ниже (зеленый прямоугольник).

../_images/projectlibre.1.9.howto.ru.app_b.fig_15.png

Декомпозиция задач проекта высокого уровня

Для более сложных проектов, вероятно, будет использоваться гораздо больше декомпозиций, но этих простых достаточно, чтобы проиллюстрировать использование программы. Обратите внимание, что ProjectLibre использует отступ для указания иерархии подзадач; эта функция также обеспечивает разработку структуры разбивки работ, как показано в Руководстве, при описании использования задач.

Шаг 7: Оценка плана проекта

После представления репрезентативного набора задач и нескольких подзадач план проекта находится в процессе реализации. Критический путь, пожалуй, самая значительная часть информации в этой элементарной структуре. Эти знания очень важны для руководителя проекта. Анализ и выравнивание рабочих нагрузок можно выполнять на основе информации о ресурсах в ProjectLibre в электронных таблицах после заполнения этих записей. Хотя в этом примере информация минимальна, но ее достаточно, чтобы показать, как можно завершить работу. Для большинства проектов выделение необходимых ресурсов является одной из наиболее важных (и наиболее утомительных) задач. Отчеты о задачах и подзадачах можно распечатать в любой момент времени. Позже, если проценты выполнения вводятся и поддерживаются текущими для каждой задачи, можно создавать отчеты о состоянии, которые показывают прогресс и позволяют оценить выполнение графика. Лучший способ использования ProjectLibre – в качестве инструмента для непрерывной оценки прогресса в достижении целей проекта.