Расширение vtiger MS Office 5.0.4: Руководство пользователя

Статус: Рабочий черновик.

Краткая сводка: Перевод официального описания расширения vtiger Office Plugin 5.0.4 – User Manual, распространяемого компанией vtiger.

Процедура установки

Системные требования

  • Аппаратное обеспечение: x486 или лучше, с 256 MB RAM или больше с минимум 100 MB дискового пространства
  • Операционная система: Windows 2000/XP/2003/Vista.
  • Программное обеспечение: Microsoft Office 2000/2003 (English или German) и Internet Explorer 5.5 или более новый

До начала установки

  • У вас должны быть права Администратора или Power user.
  • У вас должна быть работающая учетная запись (Login) для соединения с сервером vtiger CRM 5.0.4, так как вам необходимо соединение с сервером vtiger CRM из Microsoft Word.
  • Microsoft Word должен быть остановлен до начала установки дополнения vtiger Office Plug-in.

Установка vtiger Office Plug-in

  1. Загрузите vtiger Office Plug-in с Sourceforge.net.

  2. При помощи двойного щелчка запустите на выполнение vtigercrm-office-plugin-5.0.4.exe из директории, куда Вы загрузили файл.

  3. В диалоге vtiger Office Plug-in Setup нажмите кнопку [Next] для начала установки.

  4. В диалоге License Agreement прочитайте лицензионное соглашение и нажмите кнопку [I Agree], если Вы принимаете лицензионное соглашение.

  5. В диалоге Language Selection выберите язык интерфейса (Language) и нажмите кнопку [Next].

    Примечание

    Вы можете выбрать один из следующих языков: English, Dutch, French, German (Swiss), German, Finnish, и Portuguese.

  6. В диалоге Choose Destination Location выберите директорию, в которую Вы хотите установить vtiger Office Plug-in и нажмите кнопку [Next].

  7. В диалоге Start Copying Files нажмите кнопку [Next] для начала установки. Установка vtiger Office Plug-in займет несколько секунд.

  8. В диалоге vtiger Office Plug-in Setup нажмите кнопку [Finish] для завершения установки.

Удаление vtiger Office Plug-in

  1. Остановите Microsoft word, если он выполняется.
  2. Выберите меню [Start > Settings > Control Panel].
  3. В Control Panel нажмите на значок [Add/Remove Programs].
  4. В диалоге Add/Remove Programs выберите [vtiger Office Plug-in] и нажмите на кнопку [Remove]. Удаление vtiger Office Plug-in займет несколько секунд.

Работа с vtiger Office Plug-in

Вы можете использовать vtiger Office Plug-in для создания шаблонов групповых писем при подготовке групповых шаблонов Microsoft Word, таких, как формы писем/ шаблоны сообщений e-mail, конвертов, каталогов, почтовых наклеек, и т.п., используя поля кандидатов, контрагентов, и контактов из баз данных vtiger CRM. После создания шаблонов групповых писем, основанных на пользовательских полях в vtiger CRM, вам надо загрузить то же самое в vtiger CRM через интерфейс Web браузер vtiger CRM.

При помощи vtiger Office Plug-in Вы можете выполнять следующие операции в Microsoft Word:

  • Настройку сервера vtiger CRM
  • Вход и выход в систему vtiger CRM
  • Добавление полей из баз данных vtiger CRM в шаблоны групповых документов

Настройка сервера vtiger CRM

Вначале Вам надо установить соединение между Microsoft Word и vtiger CRM для получения доступа к полям баз данных vtiger CRM, относящимся к Кандидатам, Контрагентам и Контактам, из Microsoft Word.

Чтобы настроить сервер vtiger CRM

  1. Запустите Microsoft Word.

  2. В Microsoft Word выберите в меню [vtiger CRM > Configuration].

  3. В диалоговом окне vtiger CRM - Configuration в секции vtiger CRM Configuration, укажите следующую информацию сервера vtiger CRM:

    • User Name: Укажите имя учетной записи для входа в vtiger CRM.
    • Password: Укажите пароль для этой учетной записи.
    • Host Name: Укажите название сервера, на котором запущен vtiger CRM.
  4. В диалоге «vtiger CRM – Configuration», в секции vtiger Configure Proxy to access vtiger via Internet, выберите один из приведенных ниже вариантов:

    • Выберите опцию [Direct connection to the Internet], если Вы напрямую соединяетесь с vtiger CRM
    • Выберите опцию [Manual proxy configuration], если Вы соединяетесь с vtiger CRM через прокси. Укажите следующую информацию:
      • Address: Укажите название или IP адрес прокси сервера.
      • Port: Укажите номер порта.
      • Proxy User Name: Укажите учетную запись для доступа в интернет.
      • Password: Укажите пароль для этой учетной записи.
    ../../_images/Vt.504.msoffice_plugin.003.jpg

    «vtiger CRM – Configuration»

Подключение и отключение от системы vtiger CRM

Для подключения из Microsoft Word в систему vtiger CRM у Вас должны быть работающие данные подключения (учетная запись и пароль).

Для подключения и отключения от vtiger CRM

  • Выберите пункт меню [vtiger CRM > Sign In] для подключения к vtiger CRM.
  • Выберите пункт меню [vtiger CRM > Sign Out] для отключения от vtiger CRM.

Добавление полей данных в документ

Вы можете создавать шаблоны групповых документов (mail merge templates), используя поля баз данных vtiger CRM для кандидатов, контактов, контрагентов, и заявок, так, что вы можете создавать документы «на лету» из vtiger CRM. Когда документы созданы, вы можете сохранять их либо локально, либо на удаленных дисках.

Для добавления полей базы данных в документ

  1. Стартуйте Microsoft Word при помощи меню [Start > Program Files > Microsoft Word].

  2. В окне Microsoft Word создайте новый документ через меню [File > New].

  3. В диалоге New выберите или Blank Document, или один из шаблонов на других закладках.

  4. В диалоге New выберите опцию Document и нажмите [OK].

  5. В главном окне Microsoft Word выберите в меню [vtiger CRM > Insert Merge Field].

  6. В диалоге «vtiger CRM – Insert Merge Fields» следуйте описанной ниже процедуре:

    1. Установите курсор на требуемое место в документе.
    2. В секции Chose Field Type выберите один из типов полей (Contacts, Accounts, Leads, или Tickets).
    3. Выберите поле, которое надо вставить в документ, в секции Select merge field to insert. Вы можете выбрать несколько полей, отмечая те поля, которые надо вставить.
    4. Когда вы выбрали все поля, нажмите кнопку [Insert]. Выбранные поля будут вставлены в точке нахождения курсора. Следуйте той же процедуре, пока не закончите подготовку шаблона группового документа (mail merge).
  7. Когда вы закончите набирать документ Mail Merge, сохраните его с расширением .doc, т.е. в формате документа Microsoft Word.

    ../../_images/Vt.504.msoffice_plugin.005.jpg

    «vtiger CRM – Insert Merge Fields»

Управление документами Mail Merge

После создания шаблонов mail merge в Microsoft® Word® путем добавления полей из баз данных vtiger CRM, сохраните шаблоны mail merge на сервере vtiger CRM. После этого пользователи смогут начать использовать эти шаблоны и создавать документы Microsoft® Word® путем добавления данных клиентов, таких, как кандидаты, контрагенты, и контакты. После создания документов, вы сможете либо сохранять их на компьютере локально, либо помещать в систему хранения документов vtiger CRM для всеобщего использования. Вы также сможете посылать эти документы вашим клиентам.

Для создания mail merge документов Microsoft® Word® вам необходимо произвести следующие действия:

  • Сохранить шаблоны mail merge в системе vtiger CRM.
  • Создать документы mail merge в системе vtiger CRM.

Сохранение шаблонов Mail Merge

После создания шаблонов mail merge в Microsoft® Word®, сохраните их в системе vtiger CRM для пользователей, с целью последующего объединения клиентских данных с шаблонами и подготовки документов.

Чтобы сохранить шаблоны mail merge

  1. Подключитесь к системе vtiger CRM с правами администраторскими. Пожалуйста, пропустите данный раздел, если Вы не системный администратор vtiger CRM. Обратитесь к разделу «Создание документов Mail Merge».
  2. Нажмите на ссылку [Settings].
  3. На странице Settings: Home page в секции Communication Templates > Word Templates нажмите на ссылку [Mail Merge Templates].
  4. На странице Mail Merge Templates нажмите на кнопку [New Template].
  5. На странице Attach Mail Merge Template добавьте шаблон mail merge как указано ниже:
    1. Module: Выберите Leads, Accounts, Contacts или Trouble Tickets из выпадающего списка.
    2. File Name: Укажите шаблон mail merge, созданный с использованием vtiger Office Plug-in.
    3. Description: Укажите любые дополнительные комментарии.
  6. Нажмите кнопку [Upload File].

Создание документов Mail Merge

Вы можете создавать документы Word, добавляя данные Leads, Accounts, Contacts, Trouble Tickets из vtiger CRM.

На Вашей машине должен быть установлен Microsoft Internet Explorer версии 5.5 или более новый, и Microsoft® Word® 2000/2003 для просмотра документов mail merge. В противном случае Вы не сможете видеть созданные документы.

При создании документов mail merge, в первый раз Вы увидите «Security Warning message» в Вашем Internet Explorer, потому что с сервера vtiger CRM будет произведена загрузка файла vtigerCRM.cab.

../../_images/Vt.504.msoffice_plugin.007.jpg

«Security Warning message»

Нажмите кнопку Yes для загрузки файла vtigerCRM.cab. В противном случае Вы не сможете создавать шаблоны mail merge.

Для создания отдельных документов mail merge

  1. Войдите в систему vtiger CRM с правильной информацией подключения (учетная запись и пароль).
  2. Выберите требуемого кандидата, контакт, контрагента или заявку из соответствующего модуля Leads, Accounts, Contacts, или Trouble Tickets.
  3. На странице Lead, Contact, Account, или Trouble Tickets выберите шаблон mail merge из выпадающего списка Select Template to Mail Merge.
  4. Нажмите кнопку [Merge] для вывода документа mail merge в Microsoft Word.
  5. Теперь Вы можете локально сохранить или распечатать документ.

Для создания нескольких документов mail merge

  1. Войдите в систему vtiger CRM с правильной информацией подключения (учетная запись и пароль).
  2. Выберите модуль. Вы можете создавать mail merge документы для модулей Leads, Accounts, Contacts, или Trouble Tickets.
  3. В Module List View выберите шаблон mail merge из выпадающего списка Select Template to Mail Merge.
  4. Нажмите кнопку [Merge] для вывода документа mail merge в Microsoft Word.
  5. Теперь Вы можете локально сохранить или распечатать документ.

Советы по устранению неисправностей

Ошибка

При создании документа mail merge выводится сообщение об ошибке:

This feature requires IE 5.5 or higher for Windows on Microsoft Windows 2000, Windows NT4 SP6, Windows XP.
Click here to return to the previous page

Совет

Приведенное выше сообщение возникает, если Вы используете vtiger CRM с Web браузером, отличающимся от Microsoft IE 5.5 или более нового.

Известные проблемы

Ошибка

Пользователь с любой информацией login может получить доступ из Microsoft Word в vtiger CRM. Аутентификация не реализована в vtiger Office Plug-in 5.0. Соответственно пользователям vtiger CRM не рекомендуется открывать доступ к их системе vtiger CRM через Интернет.

Ошибка

Игнорируйте сообщение об ошибке:

First call to RegDBCreateKeyEX Failed

которое выводится во время установки.

Ошибка

Вы не можете использовать vtiger Office Plug-in с Web браузерами, отличными от Microsoft Internet Explorer.

Ошибка

Выводится сообщение об ошибке при создании документа mail merge document:

vtiger CRM cannot download template document.

Это сообщение возникает, если значение $site_URL в файле config.php, расположенном в <vtiger CRM Home>, не установлено правильно. Укажите также точный номер порта Web сервера, на котором выполняется vtiger CRM.

Техническая поддержка

Просим присылать комментарии, вопросы по функциональности, и сообщения о проблемах в vtiger Forums (http://forums.vtiger.com), чтобы мы могли оказать техническую помощь и поддержку.

Рабочий язык форума – английский.

Контактная информация:

vtiger Systems India Pvt. Ltd.
Sree Narayana Complex,
11 Sarathy Nagar,
Vijayanagar, Velachery,
Chennai 600 042,
INDIA
India: +91-80-23146984
USA & Canada: +1-408-716-8592

Открытая поддержка: http://forums.vtiger.com

Пакет локализации для русского языка:
Там же можно сообщать о неточностях и ошибках настоящего перевода

Перевод на русский язык

ООО «А-Проект»

Sergei Kostigoff

Содержание

Предыдущий раздел

Расширение vtiger Thunderbird 5.0.4: Руководство пользователя

Следующий раздел

Дополнение vtiger Firefox Toolbar 5.0.4: Руководство пользователя

На этой странице