Расширение vtiger Outlook 5.0.4: Руководство пользователя

Статус : Рабочий черновик.

Краткая сводка: Перевод официального описания расширения “vtiger Outlook Plugin 5.0.4 – User Manual”, распространяемого компанией vtiger

Инструкция по установке

Системные требования

  • Аппаратное обеспечение: x486 или лучше, с 256 MB RAM или больше, с объемом дискового пространства не менее 10 MB.
  • Операционная система: Windows версии 2000/XP.
  • Программное обеспечение: Microsoft® Outlook® 2000/2003 и Internet Explorer 6.

До начала установки

  • У Вас должны быть права Администратора.
  • У Вас должна быть рабочая учетная запись и пароль для соединения с сервером vtiger CRM из Outlook.
  • Перед установкой расширения vtiger Outlook необходимо закрыть приложения Microsoft® Outlook® и IE6.

Установка расширения vtiger Outlook

  • Загрузите vtiger Outlook Plug-in с Sourceforge.net.
  • Двойным щелчком запустите файл vtigercrm-outlook-plugin-5.0.4.exe на исполнение из той директории, куда Вы его загрузили.
  • В диалоге License Agreement прочитайте лицензионное соглашение и нажмите кнопку [Yes], если Вы принимаете условия лицензионного соглашения.
  • В диалоге Choose Destination Location укажите директорию, куда Вы хотите установить расширение vtiger Outlook, и нажмите кнопку [Next].
  • В диалоге Start Copying Files проверьте информацию установки и нажмите кнопку [Next]. Установка расширения vtiger Outlook займет несколько минут.
  • В диалоге InstallShield Wizard Complete выберите одну из перечисленных ниже опций и нажмите кнопку [Finish] для завершения установки:
    • [Yes, I want to restart my computer now] – для немедленного перезапуска Вашего компьютера.
    • [No, I will restart my computer later] -– если Вы собираетесь перезапустить Ваш компьютер позднее.

Удаление расширения vtiger Outlook

  • Закройте приложение Microsoft® Outlook®, если оно выполняется.
  • Выберите меню [Start > Settings > Control Panel].
  • В Control Panel нажмите на иконку [Add/Remove Programs].
  • В диалоге Add/Remove Programs выберите [vtiger Outlook Plug-in] и нажмите кнопку [Remove]. Удаление расширения vtiger Outlook займет несколько минут.

Работа с расширением vtiger Outlook

Расширение vtiger Outlook – это программное обеспечение для увеличения производительности труда, которое может быть использовано совместно с vtiger CRM. Используя расширение vtiger Outlook, Вы можете производить следующие действия в Microsoft® Outlook®:

  • Редактировать (при необходимости) сообщения E-mail перед занесением в vtiger CRM
  • Добавлять относящиеся к клиентам сообщения E-mail из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM
  • Синхронизировать Контакты Microsoft® Outlook® с vtiger CRM
  • Синхронизировать Задания Microsoft® Outlook® с vtiger CRM
  • Синхронизировать Календарь Microsoft® Outlook®` с vtiger CRM
  • Устранять конфликты (при их возникновении) во время синхронизации Контактов, Заданий, и Календаря.

Примечание

Текущая версия расширения vtiger Outlook совместима только с Microsoft® Outlook® 2000, 2002, и 2003.

Настройка сервера vtiger CRM

До совершения действий по добавлению сообщений E-Mail или синхронизации Microsoft® Outlook® с vtiger CRM Вам необходимо ввести информацию подключения к vtiger CRM (login) в Microsoft® Outlook®.

Для настройки подключения к vtiger CRM в Microsoft® Outlook®

  1. Запустите Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите меню [Tools > Options].
  3. В диалоге Options dialog выберите закладку [vtiger CRM] и введите следующую пользовательскую информацию в секции vtiger CRM Configuration:
    • User Name: Укажите пользовательское имя для подключения к vtiger CRM.
    • Password: Укажите пароль для пользователя для подключения.
    • Host Name: Укажите название сервера, на котором запущен vtiger CRM.
    • Remember Password: Установите отметку в этом поле, если хотите, чтобы система помнила детали вашего подключения.
  4. Нажмите кнопку [OK] для сохранения изменений.

Настройка прокси для доступа к vtiger CRM из Интернет

Многие компании блокируют доступ из Интернет к своим внутренним сетям, чтобы предотвратить доступ третьих лиц к конфиденциальной информации. Если в вашей компании установлен брандмауэр, вам может потребоваться пройти через прокси сервер до соединения к серверу vtiger CRM из Интернет.

До начала работ выясните у вашего системного администратора названия серверов и номера портов, на которых выполняется сервис прокси для каждого сетевого сервиса.

Чтобы настроить прокси для доступа к vtiger CRM через Интернет

  1. Запустите Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите меню [Tools > Options].
  3. В диалоге Options выберите вкладку [vtiger CRM] и введите следующую информацию прокси в секции Configuring Proxies to Access vtiger CRM via Internet:
    • Direct connection to the Internet: Выберите эту опцию, если Вы не хотите использовать прокси.
    • Manual proxy configuration: Выберите эту опцию для указания следующих настроек прокси:
      • Address: Укажите имя или значение IP адреса прокси сервера. Укажите порт в поле Ports.
      • Port: Укажите номер порта.
      • Proxy User Name: Укажите имя учетной записи для доступа в Интернет.
      • Password: Укажите пароль пользователя.
  4. Нажмите кнопку [OK] для сохранения изменений.</ol>

Как соединиться с сервером vtiger CRM Demo?

Перед добавлением или синхронизацией сообщений E-Mail и Контактов из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM Demo, расположенный по адресу http://en.vtigercrm.com/, внесите информацию для подключения к vtiger CRM demo в Microsoft® Outlook®, как описано ниже.

  1. Запустите Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите меню [Tools > Options].
  3. В диалоге Options выберите закладку vtiger CRM и укажите следующие пользовательские настройки:
    • User Name: Укажите имя учетной записи admin для подключения к vtiger CRM Demo.
    • Password: Укажите пароль “admin”.
    • Host Name: Укажите имя сервера vtiger CRM Demo http://en.vtigercrm.com/.
    • Remember Password: Выберите это поле, если Вы хотите сохранить детали подключения на Вашем компьютере.
  4. Нажмите кнопку [OK] для внесения изменений.

Примечание

Пожалуйста, не сохраняйте Ваши реальные данные на сервере vtiger CRM demo, так как выложенные на demo данные доступны всем, и ими могут злоупотребить.

Изучите раздел «Чтобы настроить прокси для доступа к vtiger CRM через Интернет», если Вы пытаетесь получить доступ к vtiger CRM demo через брандмауэр.

Добавление сообщений E-mail к vtiger CRM

Вы можете добавлять клиентские сообщения E-mail из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM как историю активности по контактам. Перед добавлением сообщений E-mail убедитесь, что соответствующий контакт занесен в vtiger CRM.

Чтобы добавить сообщения E-mail из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM

  1. Выберите ссылку Inbox на боковой панели.

  2. Выберите нужное сообщение E-mail в Inbox.

  3. Нажмите иконку [Add to vtiger CRM] на панели инструментов.

    Примечание

    Если адрес почты соответствующего контакта не занесен в vtiger CRM, вы увидите сообщение об ошибке No matching contacts for <Email Address>.

    Если вы видите это сообщение об ошибке, добавьте информацию контакта в vtiger CRM, а потом добавляйте сообщение E-mail в vtiger CRM.

  4. В диалоге «Add Selected Message to vtiger CRM» при выводе подробной информации выбранного сообщения E-mail будет выбрана вкладка [Contacts].

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.003.jpg

    «Add Selected Message to vtiger CRM»

  5. Для того, чтобы видеть контактную информацию в vtiger CRM, на вкладке Contacts нажмите ссылку [View] .

    Примечание

    Когда Вы нажмете на ссылку [View], откроется установленный в системе по умолчанию Web браузер. Укажите здесь информацию для входа в систему vtiger CRM. В первый раз, правильная контактная информация не будет показана. Нажмите на ссылку [View] еще раз, чтобы вывести правильную информацию.

  6. Иногда Вам не требуется архивировать полное сообщение E-mail в vtiger CRM. В этом случае Вы можете отредактировать сообщение E-mail перед добавлением его в vtiger CRM. Следуйте перечисленным ниже шагам для редактирования сообщения E-mail:

    1. Выберите сообщение E-mail для редактирования на закладке [Контакты] (Contacts).
    2. Нажмите кнопку [Edit Message].
    3. Измените содержание сообщения в текстовой области Edit Message.
  7. Нажмите на кнопку [Add to vtiger CRM] для добавления выбранного сообщения E-mail к выбранному контакту в vtiger CRM.<li>

  8. Когда сообщение E-mail добавлено в vtiger CRM, выводится сообщение Successfully Added Message. Нажмите кнопку [OK] для завершения операции.

Сообщение E-mail будет добавлено в следующие разделы vtiger CRM:

  • Секция Журнал (History) соответствующего контакта.
  • Список сообщений E-mail на закладке E-mail (Эл.почта).

Синхронизация Контактов Microsoft® Outlook® с vtiger CRM

Синхронизация позволяет Вам переносить контактную информацию клиентов между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM, и обновлять информацию и в vtiger CRM, и в Microsoft® Outlook®. Также синхронизация уменьшает количество дубликатов записей контактов и позволяет устранить конфликты, если данные не совпадают.

Чтобы синхронизировать Контакты между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. Выберите ссылку Contacts на боковой панели Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите требуемые записи Контактов из Inbox.
  3. Нажмите иконку [Sync to vtiger CRM] на панели инструментов.
  4. В диалоге vtiger CRM нажмите кнопку [Yes] для начала синхронизации.
  5. Полное чтение контактов в vtiger CRM и Microsoft® Outlook® займет несколько минут. По окончании чтения Вам необходимо совершить одно из следующих действий:
    • Добавить Контакты
    • Устранить конфликты

Добавление Контактов

Если Вы синхронизируете Контакты в первый раз, следуйте приведенным ниже инструкциям:

  1. В диалоге «Confirm Contact Changes» показаны добавленные, измененные и удаленные Контакты. Нажмите на кнопку [Show Details] для просмотра списка контактов.

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.005.jpg

    «Confirm Contact Changes»

  2. В диалоге «Details for Confirm Contact» проверьте контактную информацию при помощи двойного щелчка на ссылке [Add]. В диалоге «Additional Details for Confirm Contact Changes» будет показана выбранная информация контактов. Для закрытия диалога нажмите на кнопку [Close]. Повторите процедуру для проверки остальной контактной информации. Когда Вы убедитесь, что вся контактная информация правильна, нажмите кнопку [Close] в диалоге «Details for Confirm Contact».

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.007.jpg

    «Details for Confirm Contact»

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.009.jpg

    «Additional Details for Confirm Contact Changes»

  3. В диалоге «Confirm Contact Changes» нажмите кнопку [Accept] или кнопку [Cancel] для завершения или соответственно прекращения синхронизации.

Разрешение конфликтов

Предположим, что после первичной синхронизации Вы изменили контактную информацию в vtiger CRM или в Microsoft® Outlook®. В этом случае могут возникнуть различия между контактной информацией, существующей в vtiger CRM и Microsoft® Outlook®. Для того, чтобы сделать контактную информацию одинаковой и в vtiger CRM, и в Microsoft® Outlook®, Вам необходимо изменить информацию на какой-то из сторон.

Для устранения конфликта между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. В диалоге «Conflict Resolution (Contacts)» конфликтующие контактное имя и соответствующая информация выводятся в виде таблицы.

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.011.jpg

    «Conflict Resolution (Contacts)»

  2. Выберите значение для синхронизации (или из колонки MS Outlook, или из колонки vtiger CRM).

  3. Нажмите кнопку [OK] или кнопку [Stop] соответственно для внесения изменения или остановки синхронизации.

  4. Когда контактная информация изменена, будет показан диалог «Confirm Contact Changes». Следуйте инструкциям раздела «Добавление Контактов» для устранения конфликтов.

Синхронизация Заданий Microsoft® Outlook® c vtiger CRM

Синхронизация позволяет Вам загрузить задания, относящиеся к клиентам, из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM и наоборот, и изменить информацию и в vtiger CRM, и в Microsoft® Outlook®. Синхронизация также позволяет уменьшить количество записей-дубликатов и устранить конфликты, если данные не совпадают.

Чтобы синхронизировать Задания между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. Выберите ссылку Tasks на боковой панели Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите требуемые задания из Inbox.
  3. Нажмите на иконку [Sync to vtiger CRM] на панели инструментов.
  4. В диалоге vtiger CRM нажмите кнопку [Yes], чтобы начать синхронизацию.
  5. Полное чтение заданий из vtiger CRM и Microsoft® Outlook® займет несколько минут. Когда чтение закончится, Вы должны совершить одно из следующих действий:
    • Добавить задания
    • Устранить конфликты

Чтобы добавить новые Задания

  1. В диалоге «Confirm Task Changes» показано количество добавленных, измененных и удаленных Заданий. Нажмите кнопку [Show Details] для просмотра списка заданий.

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.013.jpg

    «Confirm Task Changes»

  2. В диалоге «Details for Confirm Tasks Changes» при помощи двойного щелчка на ссылке [Add] (или [Update]) проверьте информацию заданий. В диалоге «Additional Details for Confirm Task Changes» выводится информация выбранного Задания. Нажмите кнопку [Close], чтобы закрыть диалог. Выполните аналогичную процедуру для проверки других заданий. Когда Вы убедились, что вся информация заданий правильна, нажмите кнопку [Close] в диалоге «Details for Confirm Tasks Changes».

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.015.jpg

    «Details for Confirm Tasks Changes»

  3. В диалоге Confirm Task Changes нажмите кнопку [Accept] или [Cancel], чтобы завершить или соответственно отменить синхронизацию.

Устранение конфликтов

Предположим, что после первичной синхронизации вы изменили информацию в vtiger CRM или в Microsoft® Outlook®. При этом могут возникнуть различия в заданиях, помещенных в vtiger CRM и Microsoft® Outlook®. Для устранения противоречий между vtiger CRM и Microsoft® Outlook® вам необходимо изменить данные на какой-либо из сторон.

Для устранения конфликтов между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. Название конфликтующих заданий и соответствующая информация выводятся в виде таблицы в диалоге «Conflict Resolution (Tasks)».

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.018.jpg

    «Conflict Resolution (Tasks)»

  2. Выберите значение, подлежащее синхронизации (или в колонке MS Outlook, или в колонке vtiger CRM).

  3. Нажмите кнопку [OK] или кнопку [Stop] для внесения изменений или соответственно остановки синхронизации.

  4. По окончании внесения изменений выводится диалог Confirm Task Changes. Следуйте инструкциям, описанным в разделе «Чтобы добавить новые Задания», для устранения конфликтов.

  5. Нажмите кнопку [OK] для завершения синхронизации.

Синхронизация Календаря Microsoft® Outlook® с vtiger CRM

Синхронизация позволяет вам переносить относящиеся к клиентам события из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM и обратно, и изменять информацию и в vtiger CRM, и в Microsoft® Outlook®. Синхронизация также уменьшает количество записей-дубликатов событий и позволяет устранять конфликты в случае несовпадения данных.

Чтобы синхронизировать события между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. Выберите ссылку Calendar на боковой панели Microsoft® Outlook®.
  2. Выберите требуемые события.
  3. Нажмите на иконку [Sync to vtiger CRM] на панели инструментов.
  4. В диалоге vtiger CRM нажмите кнопку [Yes], чтобы начать синхронизацию.
  5. Для полного чтения списка событий из vtiger CRM и Microsoft® Outlook® требуется несколько минут. Когда чтение закончено, Вы должны совершить одно из следующих действий:
    • Добавить события
    • Устранить конфликты

Чтобы добавить новые события

  1. В диалоге «Confirm Events Changes» показано количество добавленных, измененных и удаленных событий. Нажмите кнопку [Show Details], чтобы увидеть список событий.

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.019.jpg

    «Confirm Events Changes»

  2. В диалоге «Details for Confirm Events» при помощи двойного щелчка на ссылке [Add] (или [Update]) проверьте информацию заданий. В диалоге «Additional Details for Confirm Event Changes» выводится информация выбранного События. Нажмите кнопку [Close], чтобы закрыть диалог. Выполните аналогичную процедуру для проверки других заданий. Когда Вы убедились, что вся информация заданий правильна, нажмите кнопку [Close] в диалоге «Details for Confirm Events».

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.020.jpg

    «Details for Confirm Events»

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.021.jpg

    «Additional Details for Confirm Event Changes»

  3. В диалоге «Confirm Events Changes» нажмите кнопку [Accept] или [Cancel], чтобы завершить или соответственно отменить синхронизацию.

Устранение конфликтов

Предположим, что после первичной синхронизации, Вы изменили информацию или в vtiger CRM или в Microsoft® Outlook®. При этом могут возникнуть отличия в записях о событиях, помещенных в vtiger CRM и Microsoft® Outlook®. Для устранения противоречий между vtiger CRM и Microsoft® Outlook® необходимо изменить данные на какой-либо стороне.

Для устранения конфликтов между Microsoft® Outlook® и vtiger CRM

  1. В диалоге Conflict Resolution (Events) название конфликтующих событий и соответствующая информация выводятся в виде таблицы.

    ../../_images/Vt.504.outlook_plugin.022.jpg

    «Conflict Resolution (Events)»

  2. Выберите значение, подлежащее синхронизации (или в колонке MS Outlook, или в колонке vtiger CRM).

  3. Нажмите кнопку [OK] или кнопку [Stop] для внесения изменений или соответственно остановки синхронизации.

  4. По окончании внесения изменений выводится диалог Confirm Event Changes. Следуйте инструкциям, описанным в разделе «Чтобы добавить новые события», для устранения конфликтов.

  5. Нажмите кнопку [OK] для завершения синхронизации.

Советы по устранению неисправностей

При установке Microsoft® Outlook® E-mail Security Update

Ошибка

Если на компьютере установлено обновление Microsoft® Outlook® E-mail Security Update, выводится сообщение об ошибке:

A program is trying to access E-mail addresses you have stored in Outlook.
Do you want to allow this? If this is unexpected, it may be a virus and you should choose "No"...

Совет

Если Вы хотите продолжать работу с vtiger Outlook Plug-in, выберите поле Allow access for и выберите время из выпадающего списка.

Совет

Дополнительная информация может быть получена со следующего URL: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BEN-US%3B263074

Ошибка, связанная с TABCTL32.OCX

Ошибка

При попытке добавления E-mail или синхронизации контактов из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM выводится сообщение об ошибке:

Component 'TABCTL32.OCX' or one of its dependencies not correctly registered: a file is missing or invalid.

Совет

Приведенное сообщение об ошибке выводится, если при установке vtiger Outlook Plug-in неправильно установлены перечисленные ниже файлы:

  • TABCTL32.OCX
  • MSFLXGRD.OCX

Следуйте приведенным ниже инструкциям для устранения проблемы:

  1. В директорию, где установлен vtiger Outlook Plug-in, загрузите следующие файлы:

  2. Остановите Microsoft® Outlook®.

  3. 3арегистрируйте следующие ActiveX файлы из директории vtiger Outlook Plug-in в командной строке как показано ниже:

    regsvr32 TABCTL32.OCX
    regsvr32 MSFLXGRD.OCX
  4. Снова запустите Microsoft® Outlook®.

Примечание

У Вас должны быть права Администратора для регистрации файлов ActiveX.

Проблемы синхронизации при ошибках настройки

Ошибка

При попытке синхронизации Контактов и Заданий из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM выводится сообщение об ошибке:

Could not send soap request to vtiger CRM.

Совет

Приведенное выше сообщение об ошибке выводится, если внесена неправильная информация для сервера vtiger CRM во вкладке [Tools > Options > vtiger CRM]. Внесите правильную информацию и повторите попытку.

Прочие проблемы

Ошибка

При попытке синхронизации Контактов или Заданий из Microsoft® Outlook® в vtiger CRM выводится сообщение об ошибке:

Cannot parse the output response

Совет

Приведенное выше сообщение об ошибке выводится, если Вы используете несовместимую версию vtiger CRM, или не запущен сервер базы данных MySQL, или при ошибке в PHP.

Известные проблемы

Ошибка

При нажатии на ссылку [View] в диалоге Add Selected Message to vtiger CRM, в первый раз не будут показана правильная контактная информация, необходимо нажать ссылку [View] еще раз.

Ошибка

После удаления vtiger Outlook Plug-in иконки [Sync Contacts to vtiger CRM] и [Sync Tasks to vtiger CRM] не удаляются с панели инструментов.

Ошибка

При синхронизации контактной информации из vtiger CRM в Microsoft® Outlook® происходит автоматическая конвертация первой буквы Имени в верхний регистр.

Техническая поддержка

Просим присылать комментарии, вопросы по функциональности, и сообщения о проблемах в vtiger Forums (http://forums.vtiger.com), чтобы мы могли оказать техническую помощь и поддержку.

Рабочий язык форума – английский.

Контактная информация:

vtiger Systems India Pvt. Ltd.
Sree Narayana Complex,
11 Sarathy Nagar,
Vijayanagar, Velachery,
Chennai 600 042,
INDIA
India: +91-80-23146984
USA & Canada: +1-408-716-8592

Открытая поддержка: http://forums.vtiger.com

Пакет локализации для русского языка:
Там же можно сообщать о неточностях и ошибках настоящего перевода

Перевод на русский язык

ООО «А-Проект»
Sergei Kostigoff

Содержание

Предыдущий раздел

Журнал изменений

Следующий раздел

Расширение vtiger Thunderbird 5.0.4: Руководство пользователя

На этой странице